Lodówki i zamrażarki w praktyce farmaceutycznej

Lodówki, zamrażarki i agregaty chłodzące zajmują naczelne miejsce na liście sprzętu, w jaki jest wyposażony niemal każdy magazyn produktów leczniczych. Dzięki ich niezakłóconej pracy możliwe jest uzyskanie odpowiednich warunków do przechowywania produktów wrażliwych na temperaturę. Płynność działania zależy od właściwego wyboru typu sprzętu, sposobu jego użytkowania i reakcji na pojawiające się nieprawidłowości.

Aby móc odpowiedzieć na pytanie o wybór dobrego sprzętu i odpowiednie zarządzanie nim w systemie jakości, należy znać wymagany zakres temperatur i potrzeby przedsiębiorstwa. Nie w każdym magazynie będzie potrzebny sprzęt, który potrafi utrzymać temperaturę do -20 st. C. W innym, z uwagi na większą pojemność, lepszym rozwiązaniem od wolno stojącej lodówki czy zamrażarki będzie komora chłodnicza lub mroźnia. Niezależnie od wyboru, zawsze należy w procesie kwalifikacji potwierdzić, że wybrany sprzęt jest w stanie utrzymać oczekiwaną temperaturę oraz spełnić inne wymagania.

Domowa czy profesjonalna?

W hurtowniach i magazynach często wykorzystuje się lodówki i zamrażarki (lub lodówko-zamrażarki) o przeznaczeniu domowym, głównie ze względu na ich niską cenę i łatwą dostępność. Używa się ich do przechowywania produktów leczniczych w niskich temperaturach, a także do chłodzenia lub zamrażania wkładów chłodzących.

W poprzedniej publikacji na temat wkładów chłodzących wykazano, że zamrażarki i lodówko-zamrażarki o przeznaczeniu domowym nie najlepiej nadają się do szybkiego obniżania temperatury wkładów, a dużo lepiej sprawdzą się do ich przechowywania. Zamrażanie 500 ml wkładu wypełnionego wodą do temp -18 st. C trwa ponad 24 godziny. Zdecydowanie szybciej działają tzw. szybkozamrażarki (ang. blast freezers), które skracają ten czas do kilku godzin. Są jednak znacznie droższe. Używanie sprzętu domowego do zamrażania wkładów chłodzących należy dobrze rozplanować, mając na uwadze właściwie długi czas zamrażania, czas odtajania (jeśli jest wymagany) oraz czas, w jakim utrzymają pożądaną temperaturę – wszystkie te parametry należy przetestować i potwierdzić w trakcie kwalifikacji i walidacji.

Podstawowym wymaganiem względem sprzętu chłodzącego jest utrzymanie temperatury w wymaganym zakresie. Przykładowo, mała, ale rosnąca grupa produktów musi być przechowywana w stanie zamrożonym (produkty krwiopochodne, preparaty biotechnologiczne). Zakres temperatur na etykietach może być podany następująco: przechowywać w temperaturze poniżej -5°C (zamrożone) lub poniżej -15°C (głęboko zamrożone) albo w zakresie temperatur od -15°C do -20°C. Nie każda domowa zamrażarka jest w stanie taki cel osiągnąć.

Lodówka i zamrażarka musi mieć zdolność do szybkiego przywracania temperatury do wymaganego zakresu po zadziałaniu czynnika zakłócającego, i to bez ryzyka nadmiernego spadku temperatury. Lodówki farmaceutyczne (nie do użytku domowego) w większym stopniu spełniają ten wymóg. Właściwa cyrkulacja powietrza, wspomagana przez wewnętrzny wentylator, odpowiednie zaprojektowanie półek gwarantują utrzymanie pożądanej temperatury w całej przestrzeni i szybki powrót do tego zakresu po otwarciu drzwi, bez ryzyka przemrożenia produktów. W przypadku lodówek i zamrażarek domowych nie jest to regułą, mogą więc nie nadawać się do produktów wysokiego ryzyka.

Tak samo ważna jest informacja, jak długo sprzęt może utrzymać oczekiwaną temperaturę po odcięciu energii elektrycznej, bez otwierania drzwi. Czy będzie to wystarczający czas dla podjęcia działań naprawczych? Dopiero mając takie dane, można stworzyć precyzyjny plan działania na wypadek kryzysu.

Ciągły monitoring temperatur

Monitoring temperatur DPD
Ciągły monitoring temperatur jest niezbędnym wymogiem Dobrej Praktyki Dystrybucji

Domowe zamrażarki i lodówki nie mają zbyt precyzyjnych termometrów. Odczyt powinien się odbywać bez konieczności otwierania drzwi, z dokładnością do 0,5 st. C, za pomocą skalibrowanego termometru, zasilanego odrębnym źródłem na wypadek przerwy w dostawie prądu. Dlatego do tego celu najczęściej stosuje się dodatkowe systemy monitoringu z możliwością rejestracji pomiarów i przechowywania tych danych. Czujniki rejestratorów temperatury powinny być zlokalizowane wewnątrz lodówki, najlepiej pomiędzy produktami, nigdy na drzwiach, ponieważ każde otwarcie będzie stymulowało alarm. W wyborze miejsca najlepiej sugerować się wynikami wstępnego mapowania rozkładu temperatur, które wskazują miejsca o największym ryzyku wystąpienia skrajnych wartości. Mapowanie powinno się odbywać w pustej lodówce oraz przy jej pełnym załadowaniu, z uwzględnieniem wahań temperatury na zewnątrz. Ponawianie badania rozkładu temperatur w czasie normalnego użytkowania jest konieczne w przypadku wprowadzania zmian infrastruktury lub sprzętu oraz w zależności od oceny ryzyka.

System monitoringu temperatur jest zwykle wyposażony w wizualny lub dźwiękowy alarm przy przekroczeniach, który może być uzupełniony o alarm otwartych drzwi. Istotne jest regularne testowanie tego systemu oraz założenie progowych wartości od których włącza się alarm z pewnym marginesem bezpieczeństwa, czyli na takim poziomie, aby umożliwić reakcję, zanim dojdzie do uszkodzenia produktów. Na wypadek przerwy w dostawie prądu system monitorowania temperatur powinien posiadać niezależne, zapasowe źródło energii (UPS).
Inne atuty lodówek i zamrażarek:

  • przeszklone drzwi przednie – ułatwiają kontrolę stanów i ułożenia towaru bez otwierania drzwi oraz umożliwiają szybsze spostrzeżenie nieprawidłowości,
  • czytelny panel obsługowy,
  • odpowiednia pojemność – wpływa na właściwe zarządzanie dostawami: oddzielenie dostaw przychodzących, zwrotów, kwarantanny oraz bieżącego zapasu, z którego prowadzi się sprzedaż. Dobrą alternatywą są odrębne lodówki czy zamrażarki do każdego celu w odpowiednio wyznaczonym miejscu (komora ekspedycyjna, komora przyjęć itd.).

Dobre praktyki użytkowania lodówek i zamrażarek

  • lokalizacja – dla prawidłowej pracy urządzenia wymagana jest lokalizacja w określonej przez producenta temperaturze otoczenia, zwykle jest to 10-32 st. C. Przy wyborze lokalizacji trzeba też uwzględnić wydzielane przez nie ciepło, które podnosi temperaturę w otoczeniu. W pobliżu źródła ciepła nie mogą się znajdować produkty lecznicze. Analogicznie, ustawienie lodówki w pomieszczeniu chłodni może znacznie zwiększyć koszty eksploatacji oraz niekorzystnie zmieniać warunki przechowywania magazynowanych tam produktów,
  • przeznaczenie sprzętu wyłącznie do przechowywania produktów leczniczych, lub wyłącznie wkładów chłodzących, nigdy jedzenia i picia ani innego towaru, który może spowodować kontaminację produktów,
  • należy unikać umieszczania w lodówce czy zamrażarce produktów, które nie są schłodzone, np. rozmrożonych wkładów chłodzących. W takiej sytuacji temperatura wewnątrz podnosi się, co powoduje uruchomienie agregatu i intensywne chłodzenie. Może to prowadzić do nadmiernego spadku temperatury w lodówce, szczególnie jeśli jest to sprzęt o przeznaczeniu domowym,
  • rozmieszczenie towaru – przechowywanie produktów wyłącznie na półkach, nie na podłodze lodówki, aby zapewnić właściwą cyrkulację powietrza i równomierny rozkład temperatury w całej przestrzeni lodówki. Należy także dostosować liczbę produktów lokowanych na półkach do ich wymiarów,
  • towary wrażliwe na temperaturę powyżej 8 st. C nie powinny być lokowane w pobliżu drzwi, a produkty wrażliwe na temp poniżej 2 st. C nie powinny być lokalizowane w pobliżu źródła zimnego powietrza,
  • ułożenie produktów musi zapewniać efektywność systemu FEFO – nie zawsze nowsze dostawy mają dłuższy termin ważności,
  • higiena – regularne czyszczenie lodówki i zamrażarki powinno być ujęte w ogólnym planie higienicznym,
  • przegląd i serwisowanie sprzętu – co najmniej raz w roku,
  • dostęp do lodówki/zamrażarki/pomieszczenia chłodni ograniczony tylko dla wybranego, przeszkolonego personelu (kody dostępu, lista nazwisk, nadawanie dostępów elektronicznych itd.) – pozwala na minimalizację ryzyka przypadkowego otwarcia, nieumyślnego niedomknięcia drzwi (tzw. czynnik ludzki),
  • instruktaż dla zaangażowanych pracowników, szkolenia ze standardu postępowania, regularne potwierdzanie pracy zgodnie ze standardem,
  • język na panelu obsługowym oraz język instrukcji – dobrze jest wybrać taki, który jest rozumiany przez użytkowników. Możliwość obsługi w języku polskim zamiast angielskim wydaje się być atutem, ale może być przyczyną problemów, jeśli zatrudniamy również osoby słabo znające polski,
  • testowanie systemu alarmowego dobrze zaprojektować tak, aby sprawdzać także prawidłową reakcję personelu na alarm, a nie tylko prawidłowe uruchomienie się i przekazanie alarmu.

Sytuacje kryzysowe

DPD generator prądu na wypadek awarii
Przerwa w dostawie prądu może negatywnie wpłynąć na jakość produktów leczniczych

Ciągły monitoring temperatur w czasie rzeczywistym w połączeniu z systemem alarmowym jest narzędziem, które ułatwia nadzór nad warunkami w magazynie. Niemal natychmiast można się dowiedzieć o przekroczeniu określonego poziomu temperatury oraz wilgotności, mając czas na podjęcie działania naprawczego. Jednak sama instalacja i prawidłowa obsługa takiego systemu nie zmniejsza ryzyka pojawienia się odchyleń i nieprawidłowości. Istnieją sytuacje, których nie można przewidzieć, takie jak błędy ludzkie lub niespodziewana przerwa w dostawie prądu. Ważne, aby się do nich dobrze przygotować zanim wystąpią. Dobrze napisany plan działania jest kluczowy. Pozwala na podejmowanie właściwych działań i racjonalnych decyzji, co w tak stresującym momencie może być trudne.

Wzrost temperatury w lodówce, zamrażarce lub komorze chłodniczej może mieć różne przyczyny, między innymi:

  • zakłócenie pracy urządzenia (awaria maszyny, brak prądu),
  • niedomknięcie drzwi,
  • brak energii o właściwej mocy do utrzymania jednostek chłodzących oraz systemu alarmowego,
  • niepoprawnie działający system alarmowy i procedury działania,
  • niewłaściwe ustawienie poziomów alarmowych,
  • brak reakcji na alarm ze strony personelu,
  • brak dostępności przeszkolonej osoby do manualnego uruchomienia generatora prądu.

Aby zapobiec wystąpieniu powyższych czynników, zaleca się takie działania:

  • sprawowanie codziennego nadzoru nad wskazaniami termorejestratorów, przegląd zebranych danych, wykresów przez Osobę Odpowiedzialną, informowanie Osoby Odpowiedzialnej o odchyleniach. W ten sposób możliwe jest wcześniejsze zaobserwowanie niekorzystnych trendów.
  • procedury i instrukcje powinny być łatwo dostępne na co dzień na miejscu pracy, aby można było zweryfikować, czy aktualny zakres temperatur panujący w lodówce, zamrażarce, komorze chłodniczej jest odpowiedni.
  • stosowanie zarządzania wizualnego – aby uniknąć ludzkich błędów. Sprawdza się wyraźne i obrazowe oznaczenie kluczowych elementów, opisanie i oklejenie ich. Na przykład umieszczenie znaków ostrzegawczych przy przyciskach, które spowodują wyłączenie się agregatu lub zmianę nastawy.
  • zmiana ustawień temperatury i wilgotności powinna odbywać się zgodnie z procedurą kontroli zmian, aby zapewnić, że wszystkie ustawienia i niezbędne działania zostały przeprowadzone prawidłowo.
  • zapewnienie pewne źródło energii na minimum 24 godziny przerwy w dostawie prądu. Daje to czas na dodatkowe działania i zabezpieczenie produktów. Może to być dodatkowy agregat (najlepiej uruchamiany automatycznie; jeśli wymaga interwencji człowieka – należy zawsze zapewnić osobę, która będzie pozostawać w gotowości, szczególnie w przypadku dni wolnych od pracy i planowanych przestojów). Ważne, aby zapewnić właściwą ilość paliwa do niezakłóconej pracy agregatu i okresowo testować jego sprawność.
  • jeśli to możliwe, warto rozważyć podział produktów na odrębne obszary magazynowania, zasilane oddzielnie – w przypadku awarii problem nie będzie dotyczył całego zapasu.
  • system alarmowy powinien posiadać dodatkowe zasilanie, na wypadek przerwy w dostawie prądu.
  • regularne testowanie działania systemu alarmowego raz w miesiącu oraz regularnie testowanie jednostek UPS i alternatywnych źródeł energii.
  • sygnały alarmowe związane ze zmianami temperatur i wilgotności powinny być przekazywane do miejsca pod ciągłym nadzorem.
  • jednostka odbierająca sygnał alarmowy również powinna mieć połączenie z jednostką UPS na wypadek braku zasilania.
  • alarm związany z temperaturą powinien mieć priorytet „krytyczny” – jeśli system generuje więcej typów alarmów.
  • przygotowanie awaryjnego planu działania i instrukcji dla personelu.

Plan awaryjny

Plan awaryjny w hurtowni farmaceutycznej
Dobry plan awaryjny powinien zawierać wyjście z każdej kryzysowej sytuacji

Należy zapewnić, że w przypadku alarmu personel wie, jakie kroki należy podjąć. W tym celu dobrze jest zadbać o to, aby jasne instrukcje postępowania oraz telefony alarmowe były łatwo dostępne dla pracowników i rozumiane przez nich.

Instrukcja powinna zawierać:

  • nakaz ograniczenia wchodzenia do strefy / otwierania drzwi, aby jak najdłużej utrzymać chłodne powietrze i niską temperaturę wewnątrz,
  • nakaz niezwłocznego informowania o wydarzeniu wyznaczonych osób odpowiedzialnych za dany obszar (dyżurnego, specjalisty technicznego itp.). Personel powinien mieć dostęp do nazwisk i telefonów osób dyżurnych odpowiedzialnych w danym dniu za obszar i być poinstruowany, aby podejmować próby kontaktu do skutku, dopóki nie uzyska odpowiedzi,
  • dalszy sposób postępowania krok po kroku. Osoba odpowiedzialna za obszar powinna niezwłocznie zbadać przyczynę (brak prądu, awaria, niedomknięte drzwi) i podjąć stosowne działania naprawcze. Instrukcja powinna je szczegółowo opisywać.

Relokacja zapasów

Bywa, że problem nie jest spowodowany zwykłym, łatwym w skorygowaniu błędem ludzkim, a dotyczy poważnej awarii lub nieplanowanej przerwy w dostawie prądu. Nagłe wystąpienie sytuacji krytycznej i związany z tym stres może spowodować opóźnienie niezbędnych działań. Aby tego uniknąć, należy przygotować plan awaryjny z uwzględnieniem relokacji zapasów. Powinien on zawierać co najmniej:

  • wyszczególnienie alternatywnych magazynów,
  • sposób pozyskania niezbędnych do transportu środków – izolowane pojemniki/mobilne chłodnie/ kontenery – numery telefonów, nazwy firm, adresy, nazwiska osób,
  • określenie, w jakich ramach czasowych powinny się zamknąć poszczególne działania,
  • podawać temperatury krytyczne.

Co najmniej raz w roku należy przeprowadzać ćwiczenia oraz szkolenie personelu na wypadek kryzysu oraz wykonywać regularny przegląd planu awaryjnego i aktualizować potrzebne dane.

W przypadku zmian warunków przechowywania (temperatura, wilgotność), zmian infrastruktury i sprzętu lub zmian rozmieszczenia produktów, należy przejrzeć i zaktualizować, jeśli to konieczne, plan postępowania awaryjnego, plan relokacji zapasów oraz instrukcje postępowania dla personelu.

mgr farm. Wioletta Superczyńska
Specjalista zapewnienia jakości

Problematyka nadzoru nad warunkami przechowywania produktów leczniczych oraz inne praktyczne aspekty DPD są tematem szkoleń otwartych QA Pharma. Aktualny harmonogram jest dostępny tutaj.

Jeżeli nie znalazłeś potrzebnego szkolenia, skontaktuj się z nami.

Źródła:

  1. Guide to Control and Monitoring of Storage and Transportation Temperature Conditions for
    Medicinal Products and Active Substances, Health Products Regulatory Authority, 2017 <www.hpra.ie>
  2. Madigan Terry, Use of freezers, MHRA Inspectorate Blog, 2017 <www.mhrainspectorate.blog.gov.uk>
  3. Medicines and Healthcare products Regulatory Agency, The Green Guide Rules and Guidance for Pharmaceutical Distributors 2017, 2017.
  4. Refrigerated storage in Pharmaceutical Industry, AGCS Allianz, 2017 <www.agcs.allianz.com>
  5. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2015 w sprawie Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej, Dz.U. 2015 poz.381 z późn.zm., tekst jedn.
Facebook
Facebook
LinkedIn