Jakościowy przegląd Raportów Serii produktu leczniczego przed zwolnieniem do obrotu

Nie każda seria produktu leczniczego może być zwolniona na rynek zaraz po produkcji i zakończeniu badań kontroli jakości. Najczęściej potrzeba kliku, nieraz kilkunastu dni do pełnej weryfikacji danych. Wystąpienie niezgodności na serii wydłuża ten czas nawet do 30 i więcej dni. Czy nie da się tego przyspieszyć?

wzrost wydajności procesu przygotowania serii produktu leczniczego do zwolnienia
Wzrost efektywności procesu przeglądu jakościowego raportów serii przekłada się na konkretne zyski

Proces jakościowego przeglądu raportu serii produktu leczniczego ma na celu ostateczne potwierdzenie, że seria została wyprodukowana zgodnie z wymaganiami GMP, procedurami wewnętrznymi, wymaganiami regulacyjnymi oraz rejestracyjnymi.

Odpowiedni przegląd danych związanych z wyprodukowaną serią przed zwolnieniem na rynek pozwala wychwycić błędy, zapewnić zgodność z wymaganiami rynku oraz, wcale nierzadko, oszczędzić setki tysięcy złotych. Z drugiej strony – zbyt drobiazgowe podejście do tematu może spowodować wydłużenie czasu niezbędnego do zwolnienia serii do obrotu, a co za tym idzie – podwyższa koszty produkcji.

Przegląd raportu serii produktu leczniczego – dlaczego to tak długo trwa?

Proces przeglądu danych serii produktu leczniczego przed zwolnieniem na rynek przez Osobę Wykwalifikowaną przeprowadzają najczęściej dedykowane grupy specjalistów jakości. Nie jest to łatwy i szybki proces. To przegląd dużej ilości danych na zgodność z wymaganiami i kryteriami akceptacji, wiele stron raportu zapisanych złożonymi danymi do przejrzenia na ewentualność błędu w procesie lub błędu dokumentacyjnego oraz niespójności z wymaganiami GMP. Należy zapewnić, że każdy raport serii produktu leczniczego został sprawdzony pod kątem możliwych błędów, a wszelkie odstępstwa poddane dochodzeniu. Sprawdza się zapisy czyszczenia, pobierania prób i przeprowadzenia odpowiednich badań, dane techniczne, zgodność parametrów z dopuszczalnym zakresem, zgodność ze specyfikacjami, komentarze operatorów. Wszystkie krytyczne parametry powinny być przeglądane dwukrotnie, nie tylko przez specjalistów ds. jakości, ale także przez pracowników produkcyjnych, jeszcze przed przekazaniem raportu serii do działu jakości. Po zakończeniu wszystkich kontroli raport serii otrzymuje Osoba Wykwalifikowana, która podejmuje ostateczną decyzję o certyfikacji serii produktu leczniczego i jej zwolnieniu do obrotu.

Specjalista QA. Uwaga na detale

mapa procesu gmp
Mapa procesu produkcji jest pomocna w przeglądach jakościowych danych serii

Specjaliści zaangażowani w proces przygotowywania serii produktu leczniczego do zwolnienia powinni w detalach znać proces produkcji. W swojej pracy muszą skupiać się na szczegółach, a także zachować niezależność w podejmowaniu decyzji (zewsząd narażeni są na naciski – presja szybkiego działania celem sprawnej wysyłki do klienta). Tutaj szczególnego znaczenia nabiera hasło: jakość, nie ilość.

Nowym pracownikom zalecana jest obserwacja procesu wytwarzania produktu luzem oraz konfekcji produktu gotowego krok po kroku, co pozwoli na łatwiejsze zrozumienie zapisów w raportach serii, a także uzmysłowi elementy krytyczne procesu. Rekomenduje się spędzenie czasu na linii, z operatorem, technologiem i/lub specjalistą zapewnienia jakości, którzy mogą odpowiedzieć na wszystkie pytania dotyczące procesu oraz wyjaśnić jego krytyczne etapy.

Podobnie pomocna będzie mapa procesu. W każdym zakładzie produkcyjnym stosującym zarządzanie procesowe, bez problemu otrzymamy mapę procesu wytwarzania lub konfekcji produktu leczniczego na potrzeby organizacji pracy w zespole przygotowującym serie do zwolnienia przez QP.

Kolejnymi krokami może być zaznajomienie się z konstrukcją raportów serii, poprzez przeglądanie już wypełnionych raportów czekających na zwolnienie, następnie obserwacja procesu wykonywanego przez doświadczonego specjalistę, w końcu samodzielny przegląd RS pod nadzorem.

W międzyczasie odbywa się  rozmowa z przełożonym lub osobą bardziej doświadczoną, mająca na celu uświadomienie nowej osobie krytyczności procesu przygotowania serii do zwolnienia na rynek przez Osobę Wykwalifikowaną.

Ćwiczeniowy raport serii zawierający przykładowe błędy również bywa pomocny w treningu. Znalezienie poszczególnych błędów krytycznych, które nigdy nie mogą być pominięte, jest odpowiednio punktowane. Zaliczenie minimalnego progu jest wymagane przed dopuszczeniem nowego specjalisty do przygotowywania serii do zwolnienia.

W trakcie pracy specjalisty QA kluczowe jest systematyczne potwierdzanie zgodności postępowania ze standardem i, w związku z tym, dobrze napisany, szczegółowy standard (SOP, instrukcja). Rutyna pracy i zbyt duża pewność siebie w czynnościach może być przyczyną błędu, warto więc systematycznie poddawać się weryfikacji.

Produkcja. Seria dobra za pierwszym razem

produkcja leków
Obszary produkcyjne dostarczają zapisów w raportach serii produktów leczniczych

Zapisy w raporcie serii mogą być wielokrotnie ponownie sprawdzane, także gdy seria produktu leczniczego znajduje się już w obrocie, po tygodniach, nawet latach od produkcji i pakowania, np. w przypadku reklamacji, wycofania z rynku albo audytu. Dlatego niezwykle ważne jest, aby archiwizować wyłącznie poprawne RS.

Zwiększyć efektywność procesu przygotowania serii do zwolnienia może:

  1. Dobrze wypełniony raport
  2. Skuteczne zarządzanie niezgodnościami

Dobrze wypełniony raport

Dobry za pierwszym razem (right the first time) będzie raport o odpowiedniej konstrukcji. Jaka to konstrukcja?

  • logiczna, łatwa dla operatora, kolejność czynności taka sama jak w procesie
  • czytelna – kluczowe kroki i wartości wytłuszczone, podkreślone
  • prosta – zawiera tylko niezbędne wpisy i podpisy
  • nie wymaga obliczeń w pamięci, nie wymaga interpretowania dopuszczalnych zakresów, potwierdzania kroków, które nie są możliwe do zrealizowania przed wykonaniem poprzedniego (np. blokada zwalidowanego systemu)

Dobrze ustalić zasady, które ochronią mnimalizm RS przed zmianami wynikającymi z niezbyt dobrze przemyślanych CAPA, czyli przed dodatkowymi oświadczeniami, podwójnymi sprawdzeniami, podpisami – co wydłuży czas wypełniania i sprawdzania dokumentacji serii, a także zwiększy ryzyko błędu dokumentacyjnego.

Błędy

Idealnie byłoby, gdyby wszystkie błędy w raportach serii produktu leczniczego były wychwytywane już na etapie przeglądu dokumentacji w obszarze, jeszcze przed przekazaniem do specjalisty QA na sprawdzenie jakościowe (quality review). Jeśli taki przegląd w obszarze jest przeprowadzany, instrukcje muszą jasno określać cele przeglądu:

  • zidentyfikowanie miejsca brakujących informacji,
  • potwierdzenie, że wpisy są kompletne, poprawne, czytelne,
  • sprawdzenie, czy wpisywane wartości mieszczą się w limitach,
  • zapewnienie, że błędy są opatrzone podpisem osoby wykonującej poprawkę, wraz z datą i komentarzem (integralność danych).

Aby zagwarantować płynność procesu przeglądu raportu serii, specjalista QA musi skupiać się tylko na punktach krytycznych i sprawdzać jeden parametr tylko raz.

Wyłapanie błędów i luk w dokumentacji produktu leczniczego na tej samej zmianie produkcyjnej pozwoli szybko je poprawić, kiedy jeszcze operatorzy zaangażowani w proces są dostępni. Można ustalić dobrą zasadę: personel nie wychodzi z obszaru produkcyjnego, dopóki nie potwierdzi się, że seria jest dobra. W takim przypadku powinniśmy jednak zapewnić wystarczające zasoby, aby przegląd raport serii produktu leczniczego był przeprowadzany na bieżąco.

Współpraca

Współpraca między obszarami produkcji, kontroli i zapewnienia jakości

Łatwy kontakt do osób nadzorujących produkcję w celu wyjaśniania wątpliwości może przyspieszyć proces przygotowywania serii produktu leczniczego do zwolnienia przez Osobę Wykwalifikowaną. Jeśli błąd znajduje się na etapie przeglądu jakościowego dokumentacji i zachodzi potrzeba jego poprawy, idealnie byłoby, aby specjalista QA, który znalazł błąd, spotkał się z osobą, która dokonała oryginalnego wpisu. Po przedyskutowaniu przedmiotu wątpliwości, poprawka może być od razu naniesiona przez operatora i  zweryfikowana przez specjalistę QA. Aby zachować integralność danych, zapytania lub poprawki są odnotowywane w raportach z data i podpisem, lub na specjalnej karcie poprawek, opisane w odpowiednio szczegółowy sposób, aby każda kolejna osoba mogła je zrozumieć.

Ponowne zawracanie RS na obszar stwarza ryzyko utraty kontroli nad zapisami w niej zawartymi – umożliwia dokonanie innych zmian w raporcie i wymusza ponowne sprawdzenie całości, a to rzutuje na czas, potrzebny na ostateczne zatwierdzenie dokumentu.

Najczęściej jednak bywają sytuacje, w których niezwłoczne dokonanie poprawki nie jest możliwe z uwagi na pracę zmianową, urlop, chorobowe. Dotyczy to zarówno operatora, jak i specjalisty QA. Pomocne jest dokładne określenie, jakie poprawki mają być naniesione czy jakie komentarze dopisane, aby oszczędzić czas operatorom na linii produkcyjnej oraz zastępującemu nieobecną osobę specjaliście QA.

Procedury powinny opisywać szczegółowo gdzie i kto przechowuje RS w trakcie sprawdzania i wyjaśniania (ryzyko zagubienia dokumentacji), oraz kto jest odpowiedzialny za zakończenie procesu sprawdzania serii, w przypadku gdy osoba rozpoczynająca proces nie jest dostępna w danym momencie.

Zarządzanie odchyleniami

Proces przygotowania serii produktu leczniczego do zwolnienia przedłuża się najczęściej z powodu odchyleń (nie uwzględniając sytuacji, gdy oczekujemy na wyniki badań kontroli jakości). Każda niezgodność podlega obowiązkowemu wyjaśnianiu. W razie potrzeb zakres dochodzenia rozszerza się na inne serie tego samego produktu leczniczego lub inne produkty, które mogą być objęte danym odchyleniem. Zapisy z dochodzenia powinny zawierać wnioski i działania następcze. To wszystko spowalnia proces zwalniania serii produktu leczniczego do obrotu, ponieważ objęta odchyleniem seria oczekuje w buforze na zakończenie procesu przeglądu, co może potrwać kilka-kilkanaście dni lub dłużej.

Istnieją dobrze znane narzędzia i techniki optymalizacji procesu zarządzania niezgodnościami, które mogą sprawić, aby proces był szybszy i bardziej efektywny, z powodzeniem są stosowane w wielu zakładach produkcyjnych (5W1H, 5Why, RCA, Diagram Ishikawy itp.). Dodatkowo proces usprawni:

  • zapewnienie dostępności personelu, zastępowalności funkcji – częstą przyczyną przedłużania się dochodzenia jest fakt, że kluczowe osoby nie są dostępne, aby wykonać przypisane im zadania i nie ma kto ich zastąpić,
  • minimalizacja liczby niezgodności ogółem – zmiany produkcyjne, na których nie ma pracowników zapewnienia jakości (np. zamiana nocna, święta) są bardziej narażone na ryzyko opóźnienia w związku z niezgodnościami czy problemami dokumentacyjnymi, dlatego korzystne jest włączenie QA do zespołu nadzorującego proces produkcyjny, zmianowa praca zespołu QA wspierającego produkcję czy umiejscowienie stanowiska QA w obszarze produkcyjnym.

95% raportów serii dobrych za pierwszym razem – marzenie czy realny cel?

Wyobraźmy sobie skrócenie lead timów z ponad 30 do kilku dni, a nawet do 1 dnia, natomiast dla serii, które wymagają dochodzenia – 80% wyjaśnianych serii w ciągu 8 dni roboczych. Ambitne cele? Praktyka pokazuje, że jest to możliwe, wymaga jednak konsekwentnego podejścia wszystkich pracowników, zaangażowania kierownictwa i współpracy międzyobszarowej. Dobrze wyszkolony, doświadczony i wyedukowany personel może wspólnie znaleźć rozwiązania odpowiednie dla swojego środowiska pracy i otoczenia biznesowego.

Może zainteresuje Cię także:

Nowy Aneks 16. Certyfikacja i zwalnianie serii produktu leczniczego do obrotu.

Facebook
Facebook
LinkedIn